Etapas de los proyectos AV: La fase inicial

En esta columna, hablaremos sobres las buenas y malas practicas en nuestra industria, lo que está “IN” y lo que está “OUT”, la idea es compartir desde la ética profesional, lo que debemos cultivar y lo que debemos eliminar de nuestra práctica.
Etapas de los proyectos AV: La fase inicial
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La fase inicial o análisis de necesidades, es el primer acercamiento con el Cliente para comprender lo requerido para su proyecto y nos permite obtener la información necesaria para poder ofrecer la solución más adecuada. Esta fase es similar a un proceso de investigación en donde las preguntas correctas pueden dar precisión a los datos que estamos buscando, el lenguaje juega un papel muy importante; la elaboración de las preguntas y el diálogo con el cliente nos permiten “extraer” información crucial para poder ofrecer la solución más cercana a lo que el Cliente requiere. Esta parte del proyecto es una de las mas importantes debido a que se comienza a establecer un vínculo tanto con el Cliente como con el proyecto, además de que es la oportunidad de mostrar profesionalismo por parte del integrador o consultor y generar la confianza de que contamos con los recursos adecuados para realizarlo.

Lo OUT

Nuestro servicio comienza desde que recibimos la invitación por parte del Cliente para elaborar una propuesta. Contestar tarde y con mala actitud, ser impuntuales, no darle importancia al llamado, postergar la primera cita, no tener una persona encargada de atender y dar seguimiento a los nuevos prospectos, son puntos negativos para nuestra empresa.

Después de recibir la solicitud e información por parte del Cliente, debemos analizarla antes de tener nuestra primera entrevista, estudiar los alcances, los sistemas que necesita y tener algunas propuestas o ideas para resolver sus necesidades. Llegar a una entrevista sin haber hecho esto, y preguntar cosas como “¿Para qué somos buenos?”, “¿Dígame, que equipos necesita?”, etc., nos hace ver muy poco profesionales. Durante la entrevista al menos debemos tener un pequeño cuestionario con las preguntas básicas; el hacer preguntas “random” sin ningún sentido, hacer demasiadas o muy pocas, solo exhibe la falta de conocimiento para elaborar una propuesta. Hay quienes, en una actitud arrogante, dejan de escuchar al Cliente pensando “no sabe ni lo que quiere” y le proponen ideas de soluciones prefabricadas en las que ofrecen, por ejemplo, equipos que no necesita. En ese caso, lo mejor sería no asistir a la convocatoria y dejar a un lado ese proyecto (o incluso, dedicarse a otra cosa). La soberbia, la falta de respeto e ignorancia, son practicas totalmente “OUT”.

Lo IN

Es importe tener gente capacitada con un perfil adecuado para recibir y atender las solicitudes de los Clientes. El primer contacto con nuestra empresa debe ser amable, respetuoso y servicial, debe agendar las citas, cumplirlas con formalidad y en el menor tiempo posible.

Al recibir el material del Cliente, el personal capacitado debe tomarse el tiempo para analizarlo, revisar los planos, la documentación, imaginar las posibles soluciones y evaluar si el proyecto está dentro de nuestra competencia. Si el proyecto requiere soluciones que no son nuestra especialidad, es importante comentarlo y en todo caso recomendar únicamente a otros proveedores que sepamos que están altamente capacitados para realizarlas, o simplemente informarle al cliente que no esta en nuestras manos ofrecerle determinada solución. En muchos casos con tal de tener más trabajo, muchos proveedores creen poder aprender a hacerlo ¨sobre la marcha¨ o bien llaman a los “cuates” para que pedir apoyo, eso es vender un problema.

Durante esta fase es importante, entender detalladamente las necesidades del Cliente, pero también hay que tomar en cuenta que se pueda realizar y que su presupuesto lo permita. Basados en nuestra experiencia y también en nuestros propios alcances debemos de hacer las preguntas concretas, existen guías que contienen una serie de preguntas generales pero esenciales, en el portal de AVIXA pueden encontrar excelentes recursos para este fin.

Nuestro primer acercamiento con el Cliente es crucial. En nuestra primera entrevista debemos ser puntales, breves y obtener la mayor información requerida, no queremos quitarle tiempo al Cliente y en caso de que después necesitemos un poco más de información podemos solicitarla de manera muy concisa.

Siempre debemos ser receptivos, amables, confiables y utilizar un lenguaje adecuado y profesional, sin importar el tamaño de nuestra empresa ni la del Cliente.

Las empresas que cultivan estos valores, que los fortalecen y los practican son empresas totalmente “IN”.

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Go to the profile of Antonio Sheen Perez
about 1 year ago

Muy interesante la información . Gracias por compartirla

Go to the profile of Carlos Salomon, CTS
about 1 year ago

Saludos y gracias

Go to the profile of Tomas Corro
about 1 year ago

Gracias por compartir las buenas practicas, excelente desarrollo.

Go to the profile of Carlos Salomon, CTS
about 1 year ago

Gracias!

Go to the profile of Henrique Bido
about 1 year ago

Oi Carlos, parabéns por compartilhar boas práticas. No portal AVIXA existem guias que contêm uma série de perguntas gerais e essenciais. Onde podemos encontrar esses materiais?

Go to the profile of Carlos Salomon, CTS
about 1 year ago

Hola Herinque

Aqui te dejo una guia muy simple de infocomm, espero te sirva como base para tus propias preguntas

Needs Analysis Interview Example:
The end user’s need is to keep the sales staff informed. The need is communication, not technology. The technology serves to communicate, but the questions should be centered on the need and the client’s processes. These questions should be opened ended – it’s a discovery process.
QUESTIONS FOR END USERS:
1. What exactly are you communicating – is it voice, content or both?
a. If content, what kind of content? (Informing them of what?
b. Sales forecasts, marketing materials or are you doing product training)?
2. With how many people are you communicating?
3. Where are they located – one location or multiple locations?
4. If some are remote, what devices are they using to communicate on?
5. How many people total?
6. Do you see that number of people increasing in time, say, over the next five years?
7. Is most of the communication one way or is it more interactive?
8. What do you like about the way you communicate now?
9. What do you not like about the way you communicate now?
10. If you could change how you communicate, what would that look like?
11. What is the skill level of the end users?
© 2016 InfoComm International ®
QUESTIONS FOR OWNERS/OTHER STAKEHOLDERS:
1. Have you already budgeted for this project?
*This avoids asking the dreaded question, “How much money do you have?” It may be thought that by revealing the budget the designer will “up-specify” the audiovisual facilities to use all the available funds. If the budget isn’t adequate, you’ll either need to adjust the budgetary expectations or the end users’ expectations.
2. When is this project expected to be completed?
3. What corporate technologies and standards exist currently?