En esta época postpandémica, el regreso de los trabajadores a las oficinas y la gestión del talento son temas de debate en muchas de las empresas, pues son pocas las que han logrado establecer políticas exitosas que sean productivas y dejen satisfechos tanto a empleados como a empleadores. Como todos los sectores, nuestra industria de las experiencias audiovisuales integradas enfrenta estos retos al interior, pero también tiene la oportunidad de desarrollar soluciones tecnológicas que ayuden a superarlos.

En este artículo no te hablaré de sistemas de conferencia para facilitar el trabajo remoto o en innovadores huddle rooms para transformar los espacios de las nuevas oficinas híbridas, pues quiero compartirte algunas lecciones sobre la reinvención del espacio de trabajo, un ejemplo ganador de regreso a la oficina y sugerirte una conferencia que estoy seguro te serán de utilidad cuando enfrentes alguno de estos desafíos de recursos humanos.  

 Lecciones sobre la reinvención del espacio de trabajo

En mayo pasado, Crestron organizó el foro Modern Work Summit 2023, con un atractivo programa de conferencias y paneles de discusión, que tuvo lugar en Madrid y al que asistí, pues AVIXA participó entre las organizaciones y empresas aliadas.

En el panel Workspace Reinvention se discutió el papel que juega el espacio de oficina en esta era de colaboración híbrida. Se plantearon preguntas sobre la necesidad de proponer nuevos usos para estos espacios, rediseñarlos en función de los estilos de reunión o de los intereses, bienestar y salud de las personas. El encuentro fue moderado por Lauren Simmen, directora de Marketing de Producto en Crestron, y contó con la participación de Luis De Souza, CEO de NFS Technology; Oliver Mack, CEO de macom; George Clopp, CTO de  Korbyt;  Rocío Díez, Communications Manager – EMEA de Steelcase y Naomi Sakamoto, Studio Director de Gensler. A continuación, algunas de las lecciones más relevantes: 

• Estamos frente a un nuevo reto: Sobre la reinvención del espacio de oficina, no hay una fórmula o un modelo que sirva a todos. Estamos aprendiendo y encontramos retos de todo tipo. Parece que, ante la amenaza de la pandemia, tomar la decisión de trabajar de forma remota fue más sencillo que tomar la de volver a las oficinas. 

• Dialogar, escuchar y medir: Para decidir la política de trabajo híbrido, regreso a las oficinas y uso de los espacios es fundamental el diálogo entre empleados y empleadores para conocer las opiniones, inquietudes y necesidades de ambas partes. El área de Recursos Humanos debe involucrarse activamente, establecer indicadores de desempeño y realizar encuestas para medir el resultado de los cambios. 

• Obtener y analizar datos: Los responsables de la administración de espacios también juegan un papel relevante al recopilar y analizar datos sobre el uso de escritorios compartidos o salas de reuniones. ¿Cuánto tiempo se ocupan? ¿Quiénes y cómo las utilizan? ¿Se aprovechan todos los recursos disponibles? ¿Qué herramientas de software puedo usar para ello? 

• El modelo de escritorios y salas de reunión ya no aplica para todos: ¿Cómo decidir qué hacer con el espacio que ya no se usa ahora o no se usa todo el tiempo? Los panelistas coinciden en tomar un tiempo para escuchar y entender el flujo de trabajo de cada organización antes de eliminar un espacio que originalmente albergaba escritorios. Tal vez sea el lugar ideal para montar ese centro de experiencia o un espacio versátil que pueda ser aprovechado por los socios de negocio, los proveedores o hasta los vecinos de la comunidad. 

• Confianza y relaciones personales: Luis De Souza destacó la importancia de establecer un clima de confianza para llegar a los acuerdos de días y horarios de trabajo en la oficina. También habló de la oficina como el lugar para crear y fortalecer relaciones de amistad entre colegas. Y Oliver Mack señaló que el tiempo que se ahorra con el trabajo remoto puede invertirse en reuniones presenciales dedicadas a la cultura organizacional, la convivencia y el conocimiento de las personas. 

• Jóvenes, líderes y mentores: Uno de los mayores retos del trabajo híbrido está en los empleados más jóvenes. Es necesario buscar canales de comunicación, momentos y espacios para que se reúnan con los líderes de la organización y se beneficien de la relación con sus mentores.

Una historia con un toque de mermelada

Conectada a estas pequeñas lecciones, llamó mi atención la historia de la compañía estadounidense de alimentos J.M. Smucker y su bien recibida solución RTO (return-to-office), publicada originalmente en The Wall Street Journal y retomada por otros medios de negocios como Business Insider. 

Te pongo al tanto. La directiva de J.M. Smucker ha logrado convencer a los mil 300 empleados que tienen su base en la sede corporativa ubicada en Orrville, Ohio, para que asistan a la oficina al menos seis días al mes, un 25% del tiempo anual, dentro del periodo de 22 semanas clave o core weeks que son programadas con un año de anticipación para facilitar su planificación. Durante estas semanas clave, dos en cada mes, con excepción de julio y diciembre, los gerentes aprovechan la presencia de sus colaboradores para abordar en equipo los proyectos más relevantes, se llevan a cabo intensas reuniones y los empleados comparten cenas con sus colegas. 

Con esta política de trabajo híbrido, vigente desde enero de 2022, los empleados de J.M. Smucker pueden vivir en cualquier ciudad, pero deben hacerse cargo de sus gastos de viaje cuando asistan a la oficina en Orrville. Hasta el momento los resultados son muy positivos, pues su espacio de oficinas registra una ocupación de entre el 70% al 80% durante las 22 semanas clave, cifra que supera por mucho el promedio de ocupación en los EE.UU. Además, la compañía ha ampliado sus opciones para reclutar personal, pues ahora puede buscar talento en diferentes ciudades. 

En el artículo, Mike Smucker, CEO de la compañía fabricante de jaleas, mermeladas y muchos otros productos, menciona que un logro más de esta política es que el tiempo libre entre las reuniones sirve para construir las relaciones entre colegas, lo que no es posible durante las reuniones de trabajo.

Te propongo invertir una hora de tu tiempo

Y si has llegado hasta aquí, entonces te sugiero atender a la conferencia en línea que Verónica Ferrer Moregó, directora de Estrategia y socia de la potenciadora de negocios Pitaya (España) y Juan Carlos Alcázar, CEO de la Grupo Covix (México), empresa integradora de soluciones audiovisuales, presentarán dentro del Congreso AVIXA para hablar sobre liderazgo, estrategias y tendencias en cuanto a gestión de personal. 

La cita es el próximo 17 de octubre en los siguientes horarios: a las 11:00 México, 12:00 Colombia, 13:00 Costa Este EE.UU., 14:00 Argentina, Brasil y Chile, y a las 19:00 España). Aquí puedes registrarte gratuitamente y conocer el resto del programa del congreso: https://congreso.avixa. 

¿Cómo enfrentas estos retos en tu empresa? ¿Has colaborado con algún cliente en una solución de reconversión de espacios de oficina para facilitar la vuelta a las oficinas? ¡Comparte tu opinión aquí abajo!