Las videollamadas están sustituyendo rápidamente a las antiguas interacciones en persona, como las entrevistas de trabajo, reuniones de presentación, sesiones de “lluvia de ideas” y actividades de vinculación y desarrollo de equipos de trabajo. Los miembros de un equipo distribuidos en diferentes sitios pueden permanecer conectados sin tener que viajar, lo que les permite comunicarse cara a cara sin perder ninguna ventaja. Independientemente de la herramienta de videollamada que utilices, algunas estrategias comunes pueden mejorar la experiencia en tu organización.
He aquí cuatro de ellas:

La preparación y el entorno son importantes

Los equipos que tienen programada una reunión importante por video deben prepararse con antelación. La reunión no sólo tiene que ver con el contenido compartido, sino también con la tecnología utilizada. Los usuarios deben asegurarse de que las cámaras y micrófonos funcionan correctamente. Comprueba dos veces el equipo y asegúrate de que hay una iluminación adecuada para ver las caras si estás en una videoconferencia con muchas personas o con un equipo. Si están disponibles, se pueden utilizar persianas o cortinas para bloquear la luz solar directa.

Un equipo de soporte informático cualificado es primordial

Cuando las empresas implementan o actualizan la tecnología de conferencias, elegir la opción tecnológica adecuada es un reto. Por eso debes contratar servicios de integración audiovisual para que te asesoren e instalen. El proveedor adecuado debe satisfacer tus necesidades porque elegir de manera incorrecta podría costar a tu organización tiempo y dinero.

Comunicaciones unificadas

La infraestructura de videoconferencia se basa en aplicaciones de audio, video, conferencias web y gestión telefónica. Además, las aplicaciones de comunicaciones pueden conectarse a través de las Comunicaciones Unificadas como Servicio (UCaaS, por sus siglas en inglés).

Como parte de su infraestructura de videoconferencia, las UCaaS simplifican las comunicaciones para todos los usuarios. Con la plataforma centralizada, los miembros del equipo pueden ponerse en contacto entre sí con un solo clic y acceder a las grabaciones de video de las reuniones anteriores.

Seguridad

A medida que se amplían las aplicaciones de la videoconferencia, la seguridad se vuelve cada vez más importante. Un robusto conjunto de controles de seguridad, protocolos de inicio de sesión, acceso basado en roles y un sólido paquete de controles administrativos son cosas que los administradores deben buscar.

Además, la interoperabilidad permite a los usuarios conectarse independientemente de su plataforma, ya que no siempre es práctico o factible que las grandes empresas con empleados diseminados por todo el mundo utilicen el mismo software. La interoperabilidad es, por tanto, una necesidad para las empresas.

Las soluciones de videoconferencia en el lugar de trabajo, seguras y de alta calidad, deben funcionar a la perfección con otros programas de productividad y marcos de seguridad para establecer un entorno de comunicación seguro y dinámico. Es imprescindible integrar la seguridad y la interoperabilidad.

Conclusión

El uso de las videoconferencias para las empresas ha aumentado considerablemente debido al trabajo remoto e híbrido inducido por la pandemia. Los empleados deben adaptarse al cambiante entorno de trabajo, ya sea a distancia o en la oficina, para aprovechar al máximo lo que se está convirtiendo rápidamente en una herramienta crucial de productividad y colaboración. Desde la organización de la próxima gran campaña de marketing con todo su equipo hasta una sesión de pruebas ad hoc individual, estas prácticas recomendadas pueden ayudar a los usuarios a mantener al día tanto su productividad como nivel de colaboración.