Breve historia de la colaboración corporativa

La luz del principio fue de los proyectores de filminas (Retroproyectores) y diapositivas
Una audiencia de espectadores podían ver el contenido preparado por los presentadores.
El contenido preparado, no era editable,  así como el equipamiento era medianamente portable ya que era costoso y pocas veces en la semana se lo necesitaba.

Funcionaba muy bien, muchos espectadores podían recibir esa información como una difusión.
Era una comunicación de uno a muchos.

El contenido requería varios días de preparación y las diferentes presentaciones eran colecciones que formaban una biblioteca de contenidos.
El presentador también disponía de un puntero, que aún no era láser, sino que era una linterna especial con una bombilla cuyo filamento tenía forma de “V”, y se usaba para señalar partes de la diapositiva proyectada.

Los retroproyectores funcionaban de manera similar, pero sumaban una virtud propia, los presentadores hacían anotaciones sobre las filminas y estas se proyectaban en la pantalla. 

Fue un éxito en los ámbitos educativos y corporativos.

De la mano de las computadoras aparecieron herramientas de software que permitieron reducir dramáticamente el tiempo de preparación de las diapositivas y el contenido podía proyectarse directamente desde el computador.
La biblioteca de contenidos pasó de estar almacenada en cajas  a medios de almacenamiento digital.
Esto aceleró la adopción de estas soluciones en el ámbito corporativo principalmente.
Las presentaciones dejaban de ser una excentricidad para ser algo más cotidiano.

Pronto todos los auditorios y salas grandes tuvieron proyectores fijos en su instalación.
Los integradores instalamos cajas con terminadores VGA en el muro cerca del escritorio para conectar las computadoras portátiles. 
El presentador traía su laptop y la conectaba para compartir su presentación.

Con la aparición de internet, el flujo de la información se comenzó a acelerar, el contenido debía cambiarse con mayor frecuencia. El contenido sin editar y de múltiples orígenes se comenzó a abrir paso al lado de las presentaciones preparadas y editadas.
Múltiples presentadores tenían su laptop y en la misma reunión podían proyectar alternativamente,  inaugurando así la era de la colaboración sobre medios digitales.

Comenzaba el año 2000 y llevamos los conectores de video a la mesa, en cajas de conexión ocultables, pusimos además varios puntos de conexión con conmutadores de señal.
La consigna: "Traiga su laptop y conéctese para presentar".
Algunos tocaron el cielo con las manos aquí.

Pero en tecnología no hay finales felices, porque no hay finales. 

Todo evoluciona, y eso ocurrió con los portátiles y las señales de video. Porque había algo que no encajaba, el contenido era almacenado digitalmente pero usaba conexiones analógicas.
Emergieron conexiones digitales en formatos y conectores diferentes.
Los racimos de adaptadores de señal eran necesarios para asegurar que cualquier dispositivo tuviese posibilidades de enviar video a la pantalla.

Tuvimos entonces salas con puertos de entrada analógicos y otros digitales, conmutadores y conversores de señal, y los más sofisticados, permitían enviar simultáneamente más de una señal a la pantalla.

La familia de dispositivos portátiles realmente productivos se estaba ampliando, y para sumar grados de dificultad, los usuarios de tablets quisieron tomar un lugar, ya que podían ver y editar presentaciones desde sus dispositivos, -“queremos usarlos para presentar”- dijeron.
Pero estos dispositivos novedosos rara vez incluían un puerto de salida de video.

Lo que sí era común a todos estos dispositivos era su conexión de red inalámbrica y que todos ellos permitían correr aplicaciones.

Todos sabemos que aquí surgió el famoso concepto BYOD, proclamando que los usuarios trajeran el dispositivo de su preferencia que por medio de la red, podrían compartir contenidos a la pantalla.
La diversidad de plataformas hizo que las herramientas de software permitieran cosas bastante diferentes en cada dispositivo de origen.

Era una nueva convergencia tecnológica, parecía que esto sería suficiente por mucho tiempo, pero no.

Malditos esos hackers que comenzaron a explotar vulnerabilidades de las diferentes plataformas y empujaron de manera inexorable a los responsables de seguridad IT de las empresas a restringir y hasta prohibir la instalación de aplicaciones en los dispositivos de los empleados.
BYOD funcionaba dentro del ámbito corporativo, para los usuarios de una empresa, pero su éxito era limitado con visitantes ya que muy probablemente tendrían restricciones para instalar aplicaciones en sus dispositivos.

¿Habría una salida para esta necesidad de instalar aplicaciones?

Recuerdo que en una de las charlas de InfoComm 2009, una oradora en una presentación que yo asistí,  comentó que el paso siguiente a instalar aplicaciones específicas de cada plataforma para cada dispositivo, era usar tu aplicación favorita de tu dispositivo.
Ella lo había definido como Bring Your Own App.
Se refería a que estaban apareciendo herramientas nativas de colaboración en cada plataforma, por lo que cada dispositivo tendría ya instalada una herramienta, lo que debíamos hacer era preparar los Hubs receptores para ser agnósticos a la plataforma.

Esa definición vino a mi mente en un instante, cuando los dispositivos BYOD comenzaron a incorporar compatibilidad con algunas de esas herramientas, donde sumaron una instancia de seguridad de tipo corporativa ya que en el origen, esas herramientas fueron pensadas para el ámbito doméstico. Se buscaba evitar cargar al departamento IT con una nueva preocupación de seguridad.

Teníamos entonces la posibilidad de compartir pantalla desde cualquier dispositivo, sacar ventaja de los sistemas nativos y todo esto por medio de la red.

Esta fue la máxima expresión de las reuniones en persona, pero mientras esto ocurría en las salas para actividades grupales,  las tecnologías de comunicación habían estado flexibilizando la videoconferencia.

A partir del año 2010 ya no era excluyente disponer de equipos dedicados y costosos en las salas para participar de reuniones virtuales, las computadoras permitían a los usuarios unirse a esas reuniones de manera confiable, productiva y colaborativa. 
Pronto las plataformas permitieron que hasta el último dispositivo móvil o tableta participara.

Yo mismo le leía un cuento cada noche a mi hija por videoconferencia cuando estaba de viaje. Ella, que hoy ya tiene 14 años, sostenía a sus 3 años cada noche una tableta para ver como pasaban las hojas del cuento y darme el último saludo antes de acostarse.

Una cosa se hizo evidente, los laptops podían usarse para colaborar en reuniones grupales y para unirse a reuniones virtuales, pero no podían ser el punto de conexión de un grupo para unirse a una videoconferencia dado lo limitado de sus cámaras, pantallas y sistemas de audio.

La industria de la videoconferencia le dio una vuelta más al asunto, pasando de los costosos hardware codecs a los más flexibles terminales definidos por software, cuyos corazones eran poderosas pero masificadas unidades de cómputo con sistemas operativos comunes a las computadoras de escritorio, vinculados por USB a transductores periféricos como cámaras PTZ, arreglos de micrófonos y speakerphones más apropiados para su uso en salas de reuniones.

Estos sistemas fueron por mucho tiempo esclavos de la plataforma de servicios a la que se vinculaban, pero ofrecían soluciones costo-efectivas y muy confiables para vincular salas con participantes remotos con experiencia de usuarios consistentes a lo largo de los diferentes dispositivos en la empresa.

Sin embargo lo que se ahorraba  en el equipo, se penalizaba en compatibilidad, porque al dejar los hardware codecs con sus protocolos H.323 y SIP de lado, se complejizaron mucho las comunicaciones B2B ya que el invitado y el anfitrión usualmente no compartían la misma plataforma. 

El anfitrión solía proponer la plataforma, y los invitados tenían que unirse mediante una aplicación o, si estaban imposibilitados de instalar aplicaciones, lo hacían a través de una página movida por WebRTC por ejemplo.

Las empresas tenían salas de videoconferencia muy eficientes con cámaras, pantallas y sistemas de audio, y también existían las salas de reuniones y colaboración local, que disponían de pantallas y sistemas de audio, y ambas opciones estaban en compartimentos separados por actividad.

Teníamos BYOD y BYOA en un lado y videoconferencia por el otro. Nos faltaba poder usar los mismos espacios para unirnos a reuniones virtuales ya que la inversión en espacio mobiliario y hardware era muy parecida.

En el tramo más reciente de esta caprichosa historia, los fabricantes de terminales definidos por software simplificaron sus diseños, haciendo dispositivos monolíticos que además de ser cámara, y sistema de audio, podían ejecutar el cliente de la plataforma por sí mismos, sin necesidad de un computador externo.

La sala eficiente para reuniones grupales por video, seguía atada a la plataforma elegida por la empresa, forzando a los usuarios de empresas que ya tenían la inversión en cámaras y sistemas de audio a bajar algunos peldaños en calidad de experiencia, para participar de reuniones alojadas en otra plataforma desde sus laptops en lugar de usando los equipos de sus salas.
Los fabricantes de terminales basados en software encontraron una solución ingeniosa.
Cualquier usuario puede conectar su laptop por USB y muchas veces también HDMI, para explotar las capacidades superiores del sistema de audio, cámaras y pantallas de sus terminales de videoconferencia desde la aplicación de reuniones que corre en sus laptops.

A eso lo podemos llamar “Trae tu propia reunión”, o Bring Your Own Meeting, y consiste en evitar los dolores de la falta de sistemas de videoconferencia agnósticos.
Esta perspectiva BYOM no está a la par de los sistemas BYOD y BYOA, ya que estos últimos son inalámbricos.

Pues la última innovación de este enfoque  aprovecha las enormes velocidades de red WiFi que disponemos hoy día para ofrecernos un BYOM inalámbrico.
Una verdadera solución a la altura de las necesidades actuales.

Las empresas pueden armar sus salas de reuniones y Huddle Rooms con cámaras, pantallas y sistemas de audio adecuados, pero no necesitan erogar el pago de licencias costosas para equipos de salas en su plataforma de comunicaciones corporativas.

De hecho, no necesitan pagar ninguna licencia de equipos de sala ya que los usuarios vinculan sus laptops al sistema de la sala y toman control de los periféricos para la reunión en cualquiera de las plataformas que su laptop esté ejecutando con el usuario con que han iniciado sesión en dicho laptop.

Esto es “traer tu propia reunión”, ya que para reunirte usas tu perfil, con tu calendario, en la plataforma de tu empresa o de tu anfitrión, desde tu dispositivo.
Y cuando quieres compartir en reuniones locales, puedes usar la aplicación específica de tu empresa o la nativa de tu dispositivo.

Todas las opciones de colaboración y reuniones en una misma sala.
Protección de la inversión y flexibilidad de uso.
Una combinación a la altura de las necesidades actuales.

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¿Cómo fue tu acercamiento a las herramientas de colaboración?
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