Desde la fase inicial de descubrimiento, pasando por los cambios a mitad de la producción, hasta la ejecución in situ, son muchos los matices que están involucrados a la hora de equilibrar los deseos y necesidades de un cliente durante la planificación y ejecución de un evento. Durante una sesión educativa en InfoComm 2023, nuestros expertos debatieron cómo reducir la brecha entre los sueños de un cliente y la ejecución final de un evento exitoso. Estas son las ideas que puedes aplicar a tu próximo evento en vivo, híbrido o virtual.

El panel estuvo dirigido por el moderador Will Curran, fundador y Chief Event Einstein de Endless Events, e incluyó a Beth Surmont, vicepresidenta de Eventos y Diseño de 360 Live Media; Megan Martin, directora de Asociaciones y Eventos de SessionBoard; y Melissa Deslauriers, profesora de Producción y Puesta en Escena del Conestoga College.

En la sesión titulada "Equilibrar los deseos y necesidades de los clientes en la planificación y ejecución de eventos", el panel debatió sobre cómo aprovechar mejor las habilidades interpersonales en la relación con los clientes, definir el "quién, qué, cuándo, dónde y por qué" del evento y cómo seleccionar la tecnología adecuada.

"Hay que tomar muchísimas decisiones para que un evento funcione bien, y creo que llega un punto en que los planificadores sufren parálisis al tomar tantas", afirma Martin, expresando que intentar satisfacer las altas expectativas de los clientes puede llevar a caer en este tipo de problemas.

Pero aumentar la satisfacción de tus clientes no tiene por qué ser a costa de aumentar el presupuesto si dejas algo de espacio para la innovación desde el principio. No tienes que reinventar la rueda cada vez, pero dejar un margen para innovar te ayudará a incorporar nuevas ideas y a tener un enfoque más estructurado.

"Podemos decir: 'Este es nuestro absoluto'. Y luego, 'Aquí tienes un espacio al final de la solicitud de propuesta para que muestres tu propuesta de valor. ¿Qué ideas van a poner sobre la mesa que representen nuestro 5-10% de sorpresa y satisfacción?", dijo Martin.

"Una cosa en la que nos centramos cuando respondemos a las solicitudes de propuestas es llegar al 'por qué' de todo. La pregunta mágica es: ¿qué quiere conseguir [el cliente]? Cuando dicen 'cada escritorio necesita un micrófono', ¿por qué? ¿Qué sentido tiene? ¿Cómo podemos diseñarlo para que se ajuste a su "por qué"? Y también me encanta la idea de tener siempre un hueco para la innovación", afirma Surmont.

"Tener todo por escrito también es muy útil, sobre todo si estás haciendo una reunión de Zoom y se habla de algún detalle. Cuanto más puedas ponerlo por escrito, más te asegurarás de que no se te escapa ningún detalle", añade Curran.

En el panel también se habló de los obstáculos que dificultan el éxito. Un problema que puede surgir es que los clientes se queden atascados en detalles específicos o en cuestiones estéticas. Por ejemplo, cuando un cliente ve un render y dice que no le gusta el color azul y que quiere que sea naranja, se está centrando en detalles meramente estéticos que pueden cambiarse más tarde, en vez de fijarse primero en el panorama general. Nuestro panel discutió cómo superar este obstáculo.

"Presentamos nuestro trabajo con una historia detrás. Primero te lo mostramos en blanco y negro para asegurarnos de que te gusta cómo queda. Luego decimos: 'El azul inspira confianza, y otras empresas utilizan este tono de azul, o la competencia utiliza el naranja, así que deberías utilizar este azul para diferenciarte'. Cuando hablo de las personas que entran en un espacio, hablo de cómo queremos que se sientan al entrar, qué queremos que digan", explica Surmont.

Asimismo, el panel mencionó que programar una junta posterior al evento ayuda a evitar el riesgo de repetirse y cerrar la puerta a la innovación. 

Puntos clave

Algunos de los puntos clave de esta sesión formativa fueron:

• Incorporar un espacio en la planificación para innovar desde el principio,
• Llegar al "por qué" de cada cosa
• Anotar todos los detalles para no perderlos de vista.
• Presentar el trabajo con una historia
• Programar una reunión posterior al evento para evitar el riesgo de repetirse y cerrar la puerta a la innovación.

Ahora cuéntanos, ¿a qué sesiones educativas acudiste durante InfoComm 2023 y cuáles fueron tus conclusiones más importantes? ¡Comparte tus ideas en AVIXA Xchange!