Hoje em dia, é quase impossível trabalhar de forma totalmente isolada. A maioria de nós colabora com outras pessoas, seja pessoalmente ou remotamente. Como resultado, as reuniões de negócios tornaram-se essenciais para a discussão de ideias, negociação de propostas, planejamento de atividades, coordenação de tarefas e atribuição de responsabilidades.

Ao longo do tempo, as reuniões evoluíram com a incorporação de novas tecnologias e dispositivos, mas nos últimos anos essa transformação foi mais acelerada do que nunca. As reuniões de hoje são radicalmente diferentes do que eram há apenas duas décadas.

Neste artigo, baseado em uma palestra apresentada por Sergio Enrique Gaitán Serrano, CTS, gerente regional da AVIXA para o México e a América Central e do Norte, durante o evento Get-CS Latam na Cidade do México, exploramos o estado atual e o futuro das reuniões de negócios sob a perspectiva da tecnologia audiovisual e da IA.

Reuniões 1.0

Durante décadas, as salas de reunião contaram com ferramentas para facilitar a comunicação. Inicialmente, isso incluía quadros brancos, projetores de filmes ou slides e telefones fixos para consultar pessoas em outras cidades. Com o tempo, foram incorporados sistemas de áudio, videoconferência ponto a ponto, telas e microfones, permitindo maior participação.

Nesse estágio, as reuniões dependiam tanto do espaço físico quanto de equipamentos audiovisuais caros, complexos de montar e operar e que corriam o risco de se tornarem obsoletos rapidamente.

Reuniões 2.0

O advento das plataformas de comunicações unificadas baseadas na nuvem revolucionou as reuniões. Agora, qualquer pessoa pode participar de uma reunião de qualquer lugar com um dispositivo conectado à Internet e uma das várias plataformas de comunicações unificadas, democratizando o acesso e mudando radicalmente a colaboração.

O Bring Your Own Device (BYOD) tornou-se comum, forçando os departamentos de TI a melhorar a rede e a segurança, enquanto os designers de plataforma se concentraram na experiência do usuário (UX) e nas interfaces (UI).

A integração audiovisual floresceu, dando aos espaços de reunião maior versatilidade e flexibilidade, com tecnologia de áudio, vídeo, controle e iluminação. O resultado foi uma maior participação, maior produtividade e a opção de trabalhar no escritório ou em casa.

No entanto, após as mudanças provocadas pela pandemia, não só as plataformas e os dispositivos melhoraram, como também surgiram novos formatos de reuniões e desafios.

Vários tipos de reuniões de negócios: desafios e oportunidades

A evolução das reuniões não depende apenas da tecnologia. Cada empresa tem necessidades diferentes, dependendo de sua cultura organizacional, estilo de liderança e objetivos. Sergio Gaitán, citando a consultoria Lucid Meetings, compartilhou uma classificação dos diferentes tipos de reuniões de negócios que não faz distinção entre reuniões presenciais, híbridas ou remotas, mas é muito útil para identificar as necessidades tecnológicas específicas de cada tipo, uma ferramenta atraente para integradores de soluções audiovisuais.

Imagem cortesia de Lucid Meetings

Reuniões 3.0

Assim como a nuvem e as plataformas de comunicações unificadas transformaram a maneira como nos reunimos, agora estamos entrando em uma nova era: Reuniões 3.0, lideradas pela IA generativa e suas imensas possibilidades.

Rob Scott, editor da UC Today, destaca que "as reuniões com IA generativa levam a videoconferência a um nível imersivo e multidimensional, superando as tradicionais conversas face a face". Nessa nova era, as salas de reunião serão equipadas com IA, quadros inteligentes que transformam anotações em tarefas e serviços de tradução em tempo real que eliminam as barreiras linguísticas. Scott até sugere que o termo “videoconferência” pode se tornar obsoleto, substituído por “conferência multidimensional”.

A tradução ao vivo de legendas ajuda a reduzir as barreiras linguísticas durante as reuniões - Imagem cortesia da Microsoft

Enquanto isso, Sergio Gaitán destaca que a experiência do usuário será personalizada por meio de dados e IA, levando ao aumento da produtividade. Essas ferramentas analisarão as informações de forma ágil, identificando pontos-chave, respondendo a consultas, gerando relatórios e atribuindo tarefas. No entanto, Gaitán alerta para o risco de que uma obsessão por métricas possa ser contraproducente e pede aos especialistas em RH e gerenciamento de reuniões que abordem essa questão de forma holística.

IA generativa: inclusão e diversidade

O especialista em IA generativa Bash Bibhudatta, fundador da Infinite Possibilities, está otimista quanto ao impacto dessa tecnologia no aprendizado e na inclusão dentro das organizações. Em um artigo publicado na Harvard Business Review, Bibhudatta explica como a IA pode gerar conteúdo personalizado para diferentes estilos de aprendizagem. “Todos nós aprendemos de maneiras diferentes. Os alunos visuais se beneficiam de materiais visualmente atraentes, como infográficos, e os alunos auditivos preferem ouvir discussões ou resumos falados. Historicamente, a personalização de conteúdo era proibitivamente cara. Mas, graças aos avanços na IA generativa, agora é possível gerar várias versões do mesmo conteúdo básico. Em breve, eles poderão personalizar o conteúdo - preparação, durante a reunião e acompanhamento - de acordo com o estilo de aprendizagem exclusivo de cada participante, estimulando o envolvimento e a orientação para a ação”, diz ele.

Além disso, a IA generativa pode atuar como um monitor em reuniões, identificando vieses e alertando os participantes sobre comportamentos tendenciosos. Essa ferramenta permitirá que os gerentes de RH projetem intervenções em tempo real para interromper esses comportamentos e criar planos de melhoria com base nos dados gerados durante as reuniões.

Benefícios para a integração de AV

O setor de integração AV também se beneficiará com o advento do Reuniões 3.0, mas seus fabricantes e especialistas precisarão aprender sobre IA se quiserem permanecer relevantes e aproveitar as oportunidades. As salas de reunião se tornarão espaços dinâmicos com o uso de sistemas inteligentes que ajustarão automaticamente os níveis de áudio, as fontes de vídeo, o enquadramento da câmera e a iluminação. A IA ajudará a agendar reuniões, convocar participantes e reservar espaços com eficiência.

“O surgimento de espaços de alto impacto significa o renascimento da sala de reunião tradicional, atendendo a uma série de necessidades, como meditação e brainstorming, mesclando trabalho e bem-estar”, observa Scott no artigo do UC Today.

Conclusão

As reuniões 3.0 representam um futuro brilhante para a colaboração, a inovação, a diversidade e a inclusão. As possibilidades oferecidas pela IA generativa estão transformando a maneira como nos reunimos e trabalhamos para tornar nossas interações mais eficientes, inclusivas e produtivas.