Desde o planejamento e a execução até o encerramento do projeto, um Project Manager (PM) desempenha um papel fundamental em cada etapa, guiando equipes, gerenciando orçamentos e garantindo que os prazos e as expectativas do cliente sejam atendidos.

O que faz um Project Manager?

O Project Manager no setor audiovisual é responsável por coordenar, planejar e supervisionar a execução de projetos relacionados à produção de conteúdo, instalações audiovisuais ou eventos. Isso inclui tarefas como o gerenciamento de recursos, o agendamento, a comunicação com os clientes e o acompanhamento de todos os aspectos do projeto para garantir que tudo seja feito de forma eficiente.

Por que é importante?

O papel do PM é essencial para garantir que os projetos audiovisuais sejam entregues no prazo, dentro do orçamento e com a qualidade esperada. Na indústria audiovisual, os projetos costumam ser complexos e multidisciplinares, envolvendo desde equipes técnicas até criativas, passando por logística, produção e pós-produção. Sem uma boa gestão, esses projetos podem ser afetados por atrasos, custos extras e mal-entendidos, o que pode gerar uma má experiência para o cliente e, em última instância, a perda de oportunidades comerciais.

Além disso, os projetos audiovisuais frequentemente envolvem a implementação de tecnologia de ponta, e o PM deve ter o conhecimento necessário para gerenciar essas soluções e garantir que sejam integradas de maneira eficaz.

“Conseguir traduzir as necessidades e linguagens de todas as equipes é um dos maiores desafios”, comenta Sofía Arreola, CTS, Account Manager na AVI-SPL Colômbia. “Como profissional de AV, você precisa falar vários ‘idiomas’: entender de experiência do usuário, um pouco de arquitetura e design, e também de redes. A melhor forma de superar esse desafio é estudando constantemente e explorando novas ferramentas e tecnologias. Talvez você não se torne o maior especialista em cada área, mas o technical awareness realmente te dá uma grande vantagem.”

Por sua vez, Martín Corró, Operations Manager na AVI-SPL Argentina, destaca outra dificuldade comum: o lugar que o AV ocupa dentro dos projetos.

“A indústria de AV e comunicações unificadas não é o core de nenhum negócio, e muitas vezes a tecnologia audiovisual entra muito tarde. A melhor forma de combater isso é demonstrando profissionalismo, antecipando os problemas que surgem por não termos sido incluídos antes e envolvendo o cliente na resolução desses desafios.”

Dicas para agilizar o trabalho de um PM

• Defina o escopo e os objetivos desde o início: Antes de começar qualquer projeto, defina claramente o escopo do trabalho e os objetivos a serem alcançados. Quanto mais claro isso estiver desde o início, mais fácil será tomar decisões durante a execução.
• Comunicação clara e constante: Estabelecer canais de comunicação eficazes entre todos os membros da equipe e o cliente ajuda a resolver problemas rapidamente e evita mal-entendidos. Plataformas de gestão como Asana, Trello ou Microsoft Project são grandes aliadas.
• Gerencie os recursos de forma eficiente: Um PM deve garantir que os recursos estejam disponíveis quando necessários e que as pessoas certas estejam alocadas nas tarefas corretas. O planejamento antecipado e a coordenação eficaz são essenciais.
• Antecipe e mitigue riscos: Aqui, Martín Corró destaca um ponto-chave: “A identificação e o gerenciamento de riscos são o que diferencia um bom PM de um excelente. Criar cronogramas ou linhas de custo é importante, mas antecipar os riscos e comunicá-los de forma eficiente é o que realmente distingue os grandes gestores.”
• Seja flexível e ágil: A indústria audiovisual muda rapidamente, portanto um PM deve ser capaz de se adaptar a imprevistos e ajustar recursos ou prazos sem perder o foco.
• Estabeleça reuniões de acompanhamento: Reuniões periódicas ajudam a detectar problemas a tempo e garantem que todos estejam alinhados com os objetivos.
• Gerencie a pós-produção: Em projetos audiovisuais, a pós-produção pode ser extensa e complexa. Planejá-la bem e supervisionar a qualidade constantemente é fundamental para evitar atrasos.
• Avaliação e feedback final: Ao concluir o projeto, é essencial analisar o que funcionou bem e o que pode ser melhorado para otimizar os próximos trabalhos.
• Nunca pare de aprender: A indústria audiovisual está em constante evolução; um bom PM deve se manter atualizado sobre tendências tecnológicas e metodologias de gestão.

O que diferencia um bom PM de um excelente?

“A principal diferença está nas soft skills”, aponta Sofía Arreola. “Um bom PM domina a teoria e as ferramentas, mas um PM excepcional é aquele que consegue manter a calma quando algo sai do planejado, encontra uma alternativa e comunica de forma que todos sintam que há uma solução. Meu conselho: trabalhem o autoconhecimento e fortaleçam essas habilidades; tudo pode ser visto como um novo projeto.”

Martín Corró concorda que a comunicação eficiente é outro fator decisivo: “Gerenciar riscos e manter uma comunicação clara em todos os níveis do projeto faz toda a diferença entre um bom e um excelente Project Manager.”

Boas práticas que fazem a diferença

“Desenhar estruturas de trabalho e processos internos que facilitem a comunicação e permitam um acompanhamento objetivo do projeto foi fundamental para nós”, compartilha Sofía Arreola. “Essas informações se tornam uma ferramenta útil tanto para a tomada de decisões quanto para dar visibilidade ao nosso trabalho diante de colegas e clientes.”

No caso de Martín Corró, a clareza com o cliente é essencial: “Muitos clientes mudam de ideia sobre a posição dos equipamentos na sala. Nós pedimos que aprovem um layout com a localização de cada elemento antes da instalação. Assim, se depois quiserem mudar algo, o custo é transferido. Isso reduziu muito as alterações posteriores e ajudou a formalizar o processo.”

Liderar com eficácia

O papel do Project Manager na indústria audiovisual é fundamental para o sucesso de um projeto. Desde o planejamento inicial até a execução final, um PM deve ser um líder eficaz, um excelente comunicador e um especialista na gestão de recursos, prazos e expectativas.

Como conclui Sofía, “Tudo pode ser visto como um novo projeto” — e a chave está em continuar aprendendo, se adaptando e construindo relações sólidas que impulsionem o crescimento do setor audiovisual.

E você? Como tem sido sua experiência nesse cargo? Compartilhe suas estratégias conosco!