Desde la planificación y la ejecución hasta el cierre del proyecto, un Project Manager (PM) juega un papel fundamental en cada etapa, guiando equipos, gestionando presupuestos y asegurando que los plazos y las expectativas del cliente se cumplan.

¿Qué hace un Project Manager?

El Project Manager en el sector audiovisual es el encargado de coordinar, planificar y supervisar la ejecución de proyectos relacionados con la producción de contenido, instalaciones audiovisuales o eventos. Esto incluye tareas como la gestión de recursos, la programación, la comunicación con los clientes y la supervisión de todos los aspectos del proyecto para garantizar que todo se haga de manera eficiente.

¿Por qué es importante?

El rol del PM es crucial para asegurar que los proyectos audiovisuales se entreguen a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad esperada. En la industria audiovisual, los proyectos suelen ser complejos y multidisciplinarios, involucrando desde equipos técnicos hasta creativos, pasando por logística, producción y postproducción. Sin una gestión adecuada, estos proyectos pueden verse afectados por retrasos, sobrecostos y malentendidos, lo que puede llevar a una mala experiencia para el cliente y, en última instancia, a la pérdida de oportunidades comerciales.

Además, los proyectos audiovisuales a menudo implican la implementación de tecnología de vanguardia, y un PM debe tener el conocimiento necesario para gestionar estas soluciones y garantizar que se integren de manera efectiva.

“Lograr traducir las necesidades y lenguajes de todos los equipos es uno de los mayores desafíos”, comenta Sofía Arreola, CTS, Account Manager en AVI-SPL Colombia. “Como profesional del AV, te toca hablar varios ‘idiomas’: entender la experiencia de usuario, algo de arquitectura y diseño, redes también. La mejor forma de superar ese desafío es estudiando constantemente y explorando nuevas herramientas y tecnologías. Tal vez no llegues a ser el mayor experto en cada área, pero el technical awareness realmente te da una gran ventaja”.

Por su parte, Martín Corró, Operations Manager en AVI-SPL Argentina, destaca otra dificultad habitual: el lugar que ocupa el AV dentro de los proyectos.

“La industria AV y de comunicaciones unificadas no es el core de ningún negocio, y muchas veces la tecnología audiovisual se involucra muy tarde. La mejor forma de combatir eso es demostrando profesionalismo, anticipando los inconvenientes derivados de no haber sido incluidos antes y haciendo parte al cliente en la resolución de estos desafíos”.

Tips para agilizar el trabajo de un PM

• Define el alcance y los objetivos desde el inicio: Antes de comenzar cualquier proyecto, asegúrate de definir claramente el alcance del trabajo y los objetivos a alcanzar. Cuanto más claro sea esto desde el principio, más fácil será tomar decisiones durante la ejecución.
• Comunicación clara y constante: Establecer canales de comunicación efectivos entre todos los miembros del equipo y el cliente ayuda a resolver problemas rápidamente y evita malentendidos. Plataformas de gestión como Asana, Trello o Microsoft Project son grandes aliadas.
• Gestiona los recursos de manera eficiente: Un PM debe asegurarse de que los recursos estén disponibles cuando se necesiten y que las personas adecuadas estén asignadas a las tareas correctas. La planificación anticipada y la coordinación efectiva son esenciales.
• Anticipa y mitiga riesgos: Aquí Martín Corró subraya un punto clave: “La identificación de riesgos y su gestión es lo que marca la diferencia entre un buen PM y uno excelente. Armar cronogramas o líneas de costos es importante, pero anticipar los riesgos y comunicarlos de manera eficiente es lo que realmente distingue a los grandes gestores”.
• Sé flexible y ágil: La industria audiovisual cambia rápidamente, por lo que un PM debe ser capaz de adaptarse a imprevistos y ajustar recursos o plazos sin perder el foco.
• Establece reuniones de seguimiento: Las reuniones periódicas ayudan a detectar problemas a tiempo y garantizar que todos estén alineados con los objetivos.
• Gestiona la postproducción: En proyectos audiovisuales, la postproducción puede ser extensa y compleja. Planificarla bien y supervisar la calidad constantemente es clave para evitar retrasos.
• Evaluación y retroalimentación final: Al concluir el proyecto, es fundamental analizar qué funcionó bien y qué puede mejorarse para optimizar los próximos trabajos.
• Nunca dejes de aprender: La industria audiovisual está en constante evolución; un buen PM debe mantenerse actualizado en tendencias tecnológicas y metodologías de gestión.

¿Qué diferencia a un buen PM de uno excelente?

“La diferencia principal está en las habilidades blandas”, señala Sofía Arreola. “Un buen PM domina la teoría y las herramientas, pero un PM excepcional es quien logra mantener la calma cuando algo se sale del plan, encuentra una alternativa y la comunica de forma que todos sientan que hay una solución. Mi consejo: trabajen en conocerse y fortalecer estas habilidades; todo puede verse como un nuevo proyecto”.

Martín Corró coincide en que la comunicación eficiente es otro factor decisivo. “Gestionar riesgos y mantener una comunicación clara en todos los niveles del proyecto marca la diferencia entre un buen y un excelente Project Manager”, afirma.

Buenas prácticas que hacen la diferencia

“Diseñar marcos de trabajo y procesos internos que faciliten la comunicación y permitan un seguimiento objetivo del proyecto fue clave para nosotros”, comparte Sofía Arreola. “Esa información se convierte en una herramienta útil tanto para la toma de decisiones como para visibilizar nuestro trabajo frente a colegas y clientes”.

En el caso de Martín Corró, la claridad con el cliente es fundamental: “Muchos clientes cambian de opinión sobre la posición de los equipos en la sala. Nosotros pedimos que aprueben un plano con la ubicación de cada elemento antes de instalar. Así, si después desean mover algo, el costo se transfiere. Esto redujo muchísimo los cambios posteriores y ayudó a formalizar el proceso”.

Lidera con eficacia

El papel del Project Manager en la industria audiovisual es fundamental para el éxito de un proyecto. Desde la planificación inicial hasta la ejecución final, un PM debe ser un líder eficaz, un excelente comunicador y un experto en la gestión de recursos, tiempos y expectativas.

Como concluye Sofía, “todo puede verse como un nuevo proyecto”, y la clave está en seguir aprendiendo, adaptándose y construyendo relaciones sólidas que impulsen el crecimiento del sector audiovisual.

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