Un gran factor influye en la conectividad de las salas de conferencias

Cuando se trata de espacios de colaboración de última generación, la flexibilidad es clave. El experto tecnológico Joseph Cornwall nos ofrece algunos consejos sobre este tema.
Un gran factor influye en la conectividad de las salas de conferencias
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Parafraseando al filósofo griego Heráclito: El cambio es seguro. Esto es absolutamente cierto en la industria audiovisual, donde las innovaciones se desarrollan a una velocidad vertiginosa para satisfacer las demandas de un horizonte cambiante. Si algo hemos aprendido en los dos últimos años es que el cambio puede acelerar drásticamente e impactar cualquier trayectoria prevista. Un campo en el que esto se ha dejado sentir profundamente es el de las salas de conferencias.

La misión de una sala de conferencias o de un espacio de reunión tipo huddle es permitir una colaboración y comunicación sencillas, escalables, equitativas y listas para operar, independientemente del dispositivo o de la ubicación de los participantes. El mayor impacto en la tecnología de las salas de conferencias proviene de cuatro letras que suponen un problema para los diseñadores de sistemas audiovisuales: BYOD.

Bring Your Own Device (BYOD) representa un cambio continuo en la forma de utilizar los dispositivos móviles. Es todo un reto crear un sistema de conferencias funcional cuando los propios componentes del sistema pueden cambiar de un usuario a otro y de un día para otro.

Creado para el cambio

¿Cómo pueden los integradores AV ayudar a las empresas a crear espacios que resistan no sólo el paso del tiempo, sino también los cambios, y sin hacer una gran inversión? La respuesta está en la base del sistema: la conectividad.

Al crear una base de conectividad hiper flexible, las organizaciones pueden responder al cambio de forma más rápida y asequible. Los dispositivos que necesitan conectarse al proyector, cámara, micrófonos y pantallas interactivas variarán de una persona a otra y de un año a otro, incluso dentro de la misma organización.

Según Business Tech Weekly, la vida útil estimada de una computadora portátil es de entre 3 y 5 años, con cinco años como límite máximo. Dado que el precio de los equipos portátiles ha bajado drásticamente en los últimos años, a las empresas les resulta mucho más económico actualizar una laptop antigua que sufrir las consecuencias de una escasa productividad debido a sus limitaciones.

Cinco años en la industria electrónica es mucho tiempo. Tan solo en los últimos cinco años, hemos asistido a una reingeniería al por mayor de puertos y protocolos hasta el punto de que las conexiones que eran omnipresentes hace media década están desapareciendo rápidamente.

Por ejemplo, USB Type-C está disfrutando del crecimiento más rápido, pero incluso dentro de USB-C existe la necesidad de admitir múltiples estándares de conectividad, incluidos USB 2.0 y 3.0, DisplayPort Alt-Mode, Ethernet, DisplayLink y HDMI. Conexiones heredadas como Mini DisplayPort, Mini y Micro HDMI, VGA y Apple Lightning añaden otra capa de complejidad.

Un factor crítico en todo este cambio es la usabilidad de la sala. Las salas de conferencias y los espacios de reunión deben ser intuitivos. Los usuarios deben poder entrar y saber qué hacer, y la mejor manera de garantizar el valor de una instalación es tener un flujo de trabajo coherente y sencillo. Cuando todo el mundo se conecta de la misma manera, la reunión puede ser una grata experiencia plug-and-play.

Un estudio de soluciones

Con todo esto en mente, las soluciones de conectividad creativas y flexibles son la respuesta. En casa podemos hacer muchas cosas sin cables. Los sistemas de presentación inalámbricos tienen su lugar en la sala de conferencias, pero los problemas de seguridad y los periféricos que requieren una conexión por cable pueden limitar la utilidad de estas soluciones. La mayoría de las soluciones inalámbricas baratas están diseñadas sólo para la reproducción y no son códecs con todas las funciones. Esto significa que pueden no ofrecer conexión con cámaras web y arreglos de micrófonos.

Otras soluciones, como un anillo adaptador 4K centralizado montado en el centro de la mesa de conferencias, pueden ofrecer una opción personalizable y asequible para visualizar contenidos. HDMI es la conexión AV más omnipresente del planeta, y prácticamente cualquier fuente puede convertirse en una salida HDMI.

Sin embargo, HDMI no admite la comunicación bidireccional. Por eso, un adaptador HDMI, al igual que una solución inalámbrica, puede no proporcionar una vía para todos los dispositivos de entrada del sistema.

Las estaciones de acoplamiento o docking stations son las estrellas emergentes en este espacio. La mayoría de los usuarios pueden simplemente conectar su dispositivo portátil habilitado para Type-C a una base instalada a través de un solo cable y experimentar una conexión instantánea a la cámara, micrófonos, pantalla, red, alimentación de carga y mucho más. Este es el poder del USB Type-C. Las salas se pueden reconfigurar y los dispositivos actualizarse según sea necesario, pero el flujo de trabajo y la productividad se mantienen constantes.

Heráclito tenía razón en que el cambio está garantizado, pero lo más importante es dónde se produce ese cambio. Esta no será la última evolución de la sala de conferencias y otros espacios de colaboración, pero se puede encontrar un terreno firme.

En lugar de que las organizaciones tengan que alterar los flujos de trabajo y la productividad, los integradores pueden incorporar soluciones de conectividad que sean adaptables y asequibles. Esta hiper flexibilidad garantizará reuniones y presentaciones siempre excelentes en los años venideros.

Nota: Una versión de este artículo está disponible en AVNetwork.com, escrita por @Joseph Cornwall, CTS-D/I, Technology Evangelist de Legrand N.A.

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