O crescimento das empresas cria novos desafios. O principal deles é conectar suas várias filiais para garantir a sinergia de todos os departamentos - trata-se de garantir o máximo de eficiência. Para enfrentar esse desafio, as empresas precisam criar processos e estruturas que permitam a comunicação, a colaboração e a coordenação com sua força de trabalho global. 

Para garantir os melhores resultados, as organizações devem garantir que suas soluções de fluxo de trabalho colaborativo priorizem a velocidade, a agilidade e a escalabilidade. Isso permitirá a comunicação e a troca de informações rápidas e eficientes entre os escritórios, ajudando-os a trabalhar juntos de forma mais eficaz e eficiente para atingir os objetivos.

O fluxo de trabalho colaborativo é especialmente importante no atual mundo dos negócios em ritmo acelerado, em que a colaboração com escritórios remotos é essencial para o sucesso. Com as ferramentas certas, as empresas podem se concentrar em sua missão principal e, ao mesmo tempo, garantir que os funcionários tenham os recursos necessários para serem ágeis e eficientes.  

A implementação de um fluxo de trabalho colaborativo com as cinco tecnologias a seguir pode ajudá-las a ficar à frente da curva, antecipar problemas antes que eles surjam e se adaptar às mudanças econômicas globais. 

Computação e armazenamento em nuvem 

A computação em nuvem elimina a necessidade de comprar, manter e atualizar hardware e software caros, bem como os custos associados de pessoal, energia e refrigeração. Ela também permite que você aumente ou diminua os serviços de forma rápida e fácil, pois é possível aproveitar a flexibilidade da nuvem. 

Acessar o armazenamento on-line de qualquer lugar do mundo é tão simples quanto conectar-se à Internet. Isso pode ser muito útil para empresas que precisam acessar rapidamente os dados de vários locais de forma econômica, ou aumentar ou diminuir a escala dos serviços com rapidez e facilidade. Além disso, a nuvem é segura, o que a torna uma excelente opção para o armazenamento de dados confidenciais. As vantagens dessa tecnologia a tornam popular entre organizações de todos os tamanhos. De fato, as empresas usam a nuvem para processar cerca de 94% de todas as cargas de trabalho corporativas, de acordo com esta pesquisa com 800 organizações. 

Rede de longa distância definida por software (SD-WAN Software-Defined Wide Area Network) 

À medida que a computação em nuvem e as equipes de trabalho remoto se tornam mais predominantes, as redes de longa distância (WANs) tradicionais estão se tornando obsoletas. É hora de pensar em redes de longa distância definidas por software ou SD-WAN. A Aruba Networks define uma rede de longa distância definida por software (SD-WAN) como uma arquitetura de WAN virtual que permite aproveitar qualquer combinação de serviços de transporte, incluindo MPLS, LTE e serviços de Internet de banda larga, para conectar com segurança os usuários aos aplicativos. Isso permite que você altere seus recursos de rede e aplicativos de forma rápida e fácil, conforme necessário, e oferece uma maneira mais flexível e econômica de gerenciar suas redes. 

Plataformas de colaboração de comunicações unificadas 

Os sistemas de comunicações unificadas (UC) permitem que os funcionários usem uma única interface para acessar perfeitamente voz, vídeo, mensagens instantâneas e outros serviços de comunicação em tempo real. Isso proporciona uma maneira mais ágil e eficiente de colaborar com colegas e clientes. Por exemplo, os funcionários podem usar a mesma interface para participar de uma chamada de voz, enviar uma mensagem instantânea ou participar de uma videoconferência sem precisar alternar entre vários aplicativos. 

Software de automação de fluxo de trabalho 

O software de automação de fluxo de trabalho simplifica tarefas complexas e automatiza processos para que os funcionários possam se concentrar em aspectos mais importantes do trabalho. Por exemplo, eles podem gerar rapidamente relatórios com dados precisos sem precisar inseri-los manualmente todas as vezes. Ele também agiliza a comunicação e a colaboração da equipe, permitindo que trabalhem juntos de forma mais eficaz e eficiente, reduzindo o tempo gasto em tarefas rotineiras e aumentando a produtividade geral da empresa. 

Aplicativos de videoconferência 

A videoconferência se tornou uma ferramenta inestimável para que as empresas permaneçam conectadas, mesmo quando os funcionários estão localizados em diferentes partes do mundo. Ela ajuda a criar um senso de comunidade e colaboração, além de fornecer uma maneira eficaz de se comunicar e compartilhar ideias. A videoconferência também ajuda a reduzir os custos de viagem e a aumentar a produtividade, além de permitir que as empresas permaneçam conectadas com seus clientes e parceiros.  

A escolha da melhor plataforma de videoconferência dependerá do tamanho da equipe, do tipo de conteúdo que se deseja compartilhar e do nível de segurança necessário. Também é essencial considerar os custos associados a cada plataforma e os recursos e a funcionalidade que ela oferece. Felizmente, o setor está crescendo e evoluindo rapidamente, portanto, as organizações têm uma escolha sólida. 

Publicado originalmente em inglês em Beyond Video Conferencing: 5 Tools Companies Need For a Better Collaborative Workflow | AVIXA Xchange