Cinco consideraciones para elegir sistemas de conferencia

¿Estás considerando la elección de un software de conferencias y colaboración para tu empresa o para el proyecto de un cliente? Antes de invertir tiempo y dinero, ten en cuenta las cinco consideraciones que nuestro colega Joey Davis, editor en jefe de AVIXA, te sugiere para facilitar la decisión.
Cinco consideraciones para elegir sistemas de conferencia
Like

Es posible que tu pequeña empresa ya disponga de un software de videoconferencia. Mantener las relaciones laborales y seguir siendo productivo es, después de todo, esencial para los trabajadores a distancia. En todo el mundo los cambios se están produciendo a un ritmo muy veloz y las organizaciones buscan las formas más convenientes para mantenerse conectadas con sus equipos y dirigir eficazmente sus negocios.

Los estudios recientes sugieren que más de la mitad de las empresas permiten a sus empleados trabajar desde casa con regularidad. Dada esta nueva naturaleza de los recursos humanos, la selección de la tecnología adecuada para llevar a cabo conferencias y colaboración se ha vuelto una tarea fundamental que impacta a toda la organización.

Una de las razones por las que es esencial saber qué buscar a la hora de elegir un software de videoconferencia es que no todas las aplicaciones son iguales. La mayoría ni siquiera están diseñadas para las necesidades que tienen la mayoría de las organizaciones. Para gestionar equipos remotos, celebrar reuniones en toda la empresa y compartir recursos, ninguna aplicación de chat será suficiente.

Consideración #1: Número de participantes

¿Vas a realizar reuniones individuales o vas a reunir a toda la junta directiva? Para captar el sonido y la imagen de toda una sala, se necesita algo más que una simple webcam montada en un monitor. También es bueno pensar en si vas a realizar una conferencia con una sola persona a la vez o si vas a conectarte con varias personas simultáneamente.

Consideración #2: ¿Qué importancia tiene la calidad de video?

¿Necesitas una imagen de calidad HD nítida y un buen sonido para tus videoconferencias? ¿Buscas dejar la mejor impresión entre tus clientes o socios? ¿O sólo la utilizas para reuniones improvisadas con tus compañeros de trabajo?

Consideración #3: Ubicación geográfica de los asistentes

Puede que pienses que la ubicación no es importante, pero sí lo es. Gracias a Internet, puedes hablar con cualquier persona, en cualquier lugar, pero existen otros factores como las zonas horarias y las diferencias técnicas.

Consideración #4: Materiales de apoyo

Cuando presentes una propuesta o desees expresar tu punto de vista en una reunión de negocios, necesitarás material de apoyo, como archivos de PowerPoint o Keynote, gráficos y vídeos. Para que todos los asistentes a la conferencia reciban la información que quieres transmitir, necesitas una plataforma que los integre directamente en la videoconferencia.

Consideración #5: Archivos de vídeo para uso futuro

A no ser que seas muy bueno tomando notas al mismo tiempo que escuchas y participas en la reunión, la plataforma que elijas debe facilitarte la grabación de las conferencias para archivarlas, reproducirlas o incluso publicarlas en plataformas de alojamiento de vídeo en Internet como Vimeo y Youtube.

Elegir la solución de videoconferencia adecuada para tus necesidades puede ser un reto. Afortunadamente, la mayoría tienen pruebas gratuitas o versiones libres que te permiten tomar una mejor decisión.