En la actualidad, es casi imposible trabajar de manera completamente aislada. La mayoría colaboramos con otros, ya sea de forma presencial o remota. Por ello, las reuniones de trabajo se han vuelto fundamentales para discutir ideas, negociar propuestas, planificar actividades, coordinar tareas y asignar responsabilidades.
A lo largo del tiempo, las reuniones han evolucionado con la incorporación de nuevas tecnologías y dispositivos, pero en los últimos años esta transformación ha sido más acelerada que nunca. Hoy, las reuniones son radicalmente distintas a las de hace apenas dos décadas.
En este artículo, basado en la conferencia impartida por Sergio Enrique Gaitán Serrano, CTS, Gerente Regional de AVIXA para México y el Norte de Centroamérica, durante el evento Get-CS Latam en Ciudad de México, exploramos el estado actual y el futuro de las reuniones de negocios desde la perspectiva de la tecnología audiovisual y la IA.
Reuniones 1.0
Durante décadas, las salas de reuniones han contado con herramientas que facilitan la comunicación. Inicialmente, esto incluía pizarras, proyectores de cine o diapositivas y teléfonos fijos para consultar a personas en otras ciudades. Con el tiempo, se incorporaron sistemas de audio, videoconferencia punto a punto, pantallas y micrófonos, permitiendo una mayor participación.
En esta etapa, las reuniones dependían tanto del espacio físico como de equipos audiovisuales costosos, complejos de instalar y operar, y con riesgo de quedar obsoletos rápidamente.
Reuniones 2.0
La llegada de las plataformas de comunicaciones unificadas en la nube revolucionó las reuniones. Ahora, cualquier persona puede participar en una reunión desde cualquier lugar con un dispositivo conectado a Internet y una de las múltiples plataformas de comunicaciones unificadas, democratizando el acceso y cambiando radicalmente la colaboración.
El concepto de "Bring Your Own Device" (BYOD) se volvió común, obligando a los departamentos de TI a mejorar las redes y la seguridad, mientras los diseñadores de plataformas se enfocaban en la experiencia del usuario (UX) y las interfaces (UI).
La integración audiovisual floreció, dotando a los espacios de reunión de mayor versatilidad y flexibilidad, con tecnología de audio, video, control e iluminación. El resultado fue una mayor participación, más productividad y la opción de trabajar desde la oficina o desde casa.
Sin embargo, tras los cambios provocados por la pandemia, no solo se han mejorado las plataformas y dispositivos, sino que también han surgido nuevos formatos de reunión y retos que enfrentar.
Múltiples tipos de reuniones de negocio: retos y oportunidades
La evolución de las reuniones no depende exclusivamente de la tecnología. Cada empresa tiene necesidades distintas según su cultura organizacional, estilo de liderazgo y objetivos. Sergio Gaitán, citando a la consultora Lucid Meetings, compartió una clasificación de los distintos tipos de reuniones de negocio que no distingue entre reuniones presenciales, híbridas o remotas, pero resulta muy útil para identificar las necesidades tecnológicas específicas de cada tipo, una herramienta atractiva para los integradores de soluciones audiovisuales.
Imagen cortesía de Lucid Meetings
Reuniones 3.0
Así como la nube y las plataformas de comunicaciones unificadas transformaron la forma en que nos reunimos, ahora estamos entrando en una nueva era: las Reuniones 3.0, lideradas por la IA Generativa y sus inmensas posibilidades.
Rob Scott, Publisher del sitio UC Today, destaca que "las reuniones impulsadas por IA Generativa llevan las videoconferencias a un nivel inmersivo y multidimensional, superando las tradicionales conversaciones cara a cara". En esta nueva era, las salas de reuniones estarán preparadas con IA, pizarras inteligentes que transforman los apuntes en tareas, y servicios de traducción en tiempo real que eliminan las barreras lingüísticas. Scott incluso sugiere que el término "videoconferencia" podría quedar obsoleto, siendo reemplazado por "conferencia multidimensional".
La traducción en directo de subtítulos ayuda a reducir las barreras lingüísticas durante las reuniones - Imagen cortesía de Microsoft
IA Generativa: inclusión y diversidad
El experto en IA Generativa, Bash Bibhudatta, fundador de Infinite Possibilities, es optimista sobre el impacto de esta tecnología en el aprendizaje y la inclusión dentro de las organizaciones. En un artículo publicado en Harvard Business Review, Bibhudatta explica cómo la IA puede generar contenidos personalizados según distintos estilos de aprendizaje. “Todos aprendemos de formas diferentes. Los alumnos visuales se benefician de materiales visualmente atractivos, como las infografías y los auditivos prefieren escuchar debates o resúmenes hablados. Históricamente, personalizar los contenidos resultaba prohibitivo. Pero, gracias al avance de la IA generativa, ahora es posible generar múltiples versiones del mismo contenido básico. Pronto podrán adaptar el contenido (preparación, durante la reunión y seguimiento) al estilo único de aprendizaje de cada participante, impulsando el compromiso y la orientación a la acción”, afirma.
Además, la IA generativa puede actuar como un monitor en las reuniones, identificando sesgos y alertando a los participantes sobre comportamientos prejuiciosos. Esta herramienta permitirá a los responsables de recursos humanos diseñar intervenciones en tiempo real para detener esos comportamientos y crear planes de mejora basados en los datos generados durante las reuniones.
Beneficios para la integración audiovisual
La industria de la integración audiovisual también se verá beneficiada con la llegada de las Reuniones 3.0, pero sus fabricantes y especialistas deberán aprender sobre IA si quieren mantenerse vigentes y aprovechar las oportunidades. Las salas de reuniones se convertirán en espacios dinámicos mediante el uso de sistemas inteligentes que ajustarán automáticamente niveles de audio, fuentes de video, encuadre de cámaras e iluminación. La IA ayudará a programar reuniones, convocar participantes y reservar espacios de manera eficiente.
“La aparición de espacios de alto impacto significa el renacimiento de la sala de reuniones tradicional, que satisface toda una gama de necesidades, como la meditación y la lluvia de ideas, fusionando el trabajo con el bienestar”, apunta Scott en el artículo de UC Today.
Conclusión
Las Reuniones 3.0 representan un futuro brillante para la colaboración, innovación, diversidad e inclusión. Las posibilidades que ofrece la IA Generativa están transformando la forma en que nos reunimos y trabajando para que nuestras interacciones sean más eficientes, inclusivas y productivas.
