En el ámbito tecnológico actual de constante evolución, las entidades públicas y privadas deben adaptarse para mantenerse competitivas. Una pieza clave y fundamental radica en el proceso de convertir una visión en una realidad. Múltiples proyectos de transformación digital no logran el objetivo por razones tan sencillas como falta de integración de los diferentes actores o clientes finales, los cuales en muchas ocasiones no son involucrados en la formulación de necesidades, causando que el alcance no abarque todo lo requerido o sin el alcance necesario. Este artículo presenta un modelo propio que explora 7 fases que permiten tener un enfoque estructurado para la implementación e integración tecnológica, asegurando la alineación con los objetivos estratégicos y mejorando las capacidades en múltiples aspectos:

Fase Preliminar y de Visión:

Establece las necesidades del cliente y la definición de una visión del proyecto a alto nivel. En esta etapa, como buena práctica, se recomienda la realización de talleres con usuarios y equipos de tecnología, para reunir la mayor información, logrando posteriormente analizar la infraestructura actual e identificar posibles brechas en la visión y el alcance o las funcionalidades.

Fase de Arquitectura Empresarial:

Su objetivo consiste en alinear la tecnología con la estrategia empresarial. Hay que evaluar la adaptabilidad y tipos de usuarios para poder sugerir soluciones que agreguen valor a procesos establecidos, preferiblemente con tecnologías sostenibles que brinden la funcionalidad deseada.

Fase de Arquitectura de Sistemas de Información y Tecnología:

Aborda y plasma las necesidades de datos, aplicaciones, infraestructura y la integración de todos los actores para ofrecer una solución centralizada. Requiere diseñar y proponer la arquitectura de datos, las aplicaciones necesarias y los componentes de infraestructura tecnológica (Hardware y Software) necesarios para cumplir con la visión.

Fase de Planeación

En proyectos ya ejecutados, esta fase es clave y tiene como objetivo principal poder definir el alcance del proyecto, incluyendo las tecnologías a implementar y las áreas de negocio que impactará. La mejor forma de planear consiste en desarrollar un cronograma realista con hitos clave, asegurando el progreso oportuno. Establece un presupuesto que refleje el alcance del proyecto, que permita identificar y asignar los recursos internos y externos necesarios. No olvides anticipar los posibles riesgos, para pensar en estrategias que permitan mitigarlos.

Fase de Implementación y Gobernanza Segura:

Logra asegurar una implementación sin contratiempos, segura, con análisis de riesgos y efectiva. Requiere monitorear y dar continuidad al progreso, proporcionar soporte, implementar medidas de ciberseguridad (Firewall, clasificación de datos por perfil, autenticación Multi-factor, entre muchas otras) y  abordar/mitigar vulnerabilidades de sistemas heredados.

Fase de Post-Implementación y Capacitación:

Esta fase es un diferencial a largo plazo porque va a permitir mantener la alineación y apoyar la mejora continua. La realización de listas de chequeo permitirá que las revisiones de cierre sean más confiables. Se recomienda incluir los servicios de soporte y monitoreo, auditoría de sistemas y sobre todo horas hombre que proporcionen una transición más fluida. Por último, el crear material de capacitación (charlas y vídeos grabados) permitirá al cliente o personal de soporte poder tener un apoyo en caso de dudas.

Fase de Documentación Final: 

Después de verificar que todo esté correcto durante la transición y capacitación, un buen cierre incluye gestionar y plasmar los cambios en las diferentes arquitecturas, programaciones y esquemas. Realizar una lista de chequeo que incluya la verificación de las topologías de cada arquitectura, de pruebas y almacenamiento de copias de las programaciones y documentos en la nube, garantizará una mejor atención en el soporte y postventa.

En conclusión, la transformación digital no es solo una tendencia, sino una necesidad imperativa para las organizaciones que buscan mantenerse competitivas en el entorno actual. Al seguir un enfoque estructurado y detallado, como el presentado en este artículo, las organizaciones pueden asegurar una alineación precisa con sus objetivos estratégicos, optimizando sus capacidades tecnológicas y operativas. Cada fase, desde la visión preliminar hasta la documentación final, juega un papel crucial en la creación de un ecosistema digital robusto, sostenible y de una real integración tecnológica. Al adoptar estas prácticas, las organizaciones no solo transforman su infraestructura tecnológica, sino que también fomentan una cultura de innovación y mejora continua, garantizando así su éxito a largo plazo.